İş hayatımızda hatta özel hayatımızda bile çoğu yazışmamızı, belge paylaşımlarımızı e-posta üzerinden yapıyoruz. Kullanım kolaylığı, özellikle mobil cihazlardan da erişebiliyor olmamız e-postanın bize en cazip gelen özelliklerinden bir tanesi. Ancak güvenilirliğini de bu özelliklerle beraber sorgulamamız gerekiyor.
Hepimizin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı bilgisini kesin olarak almamız gereken yazışmalarımız, belge transferlerimiz olmuştur. Hatta gün geçtikçe olmaya da devam ediyordur. Bu süreçleri e-posta üzerinden yürüttüğümüzde bu bilgiyi sadece karşı tarafın beyanına göre alabileceğimizi biliyoruz. Ancak ya doğru bilgiyi alamazsak?
Hele ki son tarihi olan yani belirli bir zaman içinde işleme alınması gereken yazışmalarınızı (beyanname, bildirge, başvuru, bildirim, ihtar, ihbar, vb.) e-posta üzerinden sürdürüyorsanız karşı tarafın iletiyi alıp okumuş olsa bile “Teslim almadım.”, “Okumadım.” beyanına hazır olmalısınız. Çünkü ispat niteliğinde geri bildirim alabileceğiniz bir mekanizma e-postada ne yazık ki mevcut değil. Hepimiz bunu günlük hayatımızda pek çok kez deneyimlemişizdir. Gerek iş yoğunluğundan gerek başka sebeplerden ötürü e-posta üzerinden sürdürdüğümüz çoğu işlemimiz karşı tarafın bu inkâr etme durumundan ötürü askıya alınmış ve birçok kötü senaryoyla karşılaşmamıza neden olmuş olabilir.
Aynı zamanda bize gelen e-postalarda da gönderen kişinin kendisi olduğundan kesin olarak emin olmamız pek de mümkün değil. Çünkü e-posta gönderiminde herhangi bir kimlik doğrulaması da mevcut değil. Dolayısıyla karşı taraf bu e-postayı kendisinin göndermediğini söylediğinde, doğru olmasa da bu beyanı yine peşinen kabul etmek durumundayız.
Peki bu gibi birçok durumla yüz yüze gelmişken veya da gelebilme ihtimalimize karşı kritik yazışmalarımızı, belge transferlerimizi hala e-posta üzerinden mi sürdürmeye devam edeceğiz?
Kayıtlı elektronik posta sayesinde bu gibi tüm endişeleri ortadan kaldırabiliriz.
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta)
BTK’nın tanımlamasıyla, Kayıtlı elektronik posta (KEP), yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik postadır. KEP, bilinen elektronik postaya ilave olarak elektronik postanın;
- Göndericisi görünen kişi/kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği,
- Alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve ne zaman ulaştığı,
- Alıcısı tarafından okunup okunmadığı ve
- İhtiyaç duyulması halinde elektronik postaya yeniden erişilebilmesi
ile ilgili delil hizmetlerini sunan bir sistemdir.
KEP adresini BTK tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcılarına başvurarak temin edebilirsiniz.
KEP gönderimi KEP hesap sahibinin veya yetkilisinin e-imzası ile gerçekleşmektedir. Dolayısıyla gönderen kişinin e-imza ile kimliği doğrulanabildiğinden tüm inkar durumlarının önüne geçilmiş olur.
Tüm kamu kurum ve kuruluşları ve bazı özel kuruluşlar KEP ile transferi kabul etmektedir. Hatta çoğu kamu kurumu, yazışmaları ve bunlara dair ek belgeleri [e-yazışma paketi] formatında KEP üzerinden kabul etmektedir.
e-Yazışma paketi oluşturmak için e-Yazışma Paketi Oluşturun adlı blog yazımızı okuyabilirsiniz.
ONAYLARIM üzerinden e-imza veya mobil imza ile imzalanmış belgelerinizi herhangi bir KEP hizmet sağlayıcının arayüzüne girmenize gerek kalmadan tek bir tık ile ilgili kuruma veya kişiye kolaylıkla gönderebilirsiniz.
Göndereceğiniz yer bir kamu kurumu ise KEP adresini bilmenize dahi gerek yok. Kurumun sadece ismini yazmanızla sistem otomatik olarak KEP adresini getirmektedir.
Yukarıda bahsettiğimiz gibi, eğer e-yazışma paketi formatında gönderim yapmanız gerekiyorsa onu da ONAYLARIM üzerinden e-yazışma paketi oluşturarak gerçekleştirebilirsiniz.
Kayıtlı Elektronik Posta Başka Hangi Alanlarda Kullanılabilir?
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) kurumlar arası yazışmalar, kamu kurumları ile özel sektör kuruluşları, vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasındaki her türlü yasal bildirim yapılması, belge gönderilmesi, elektronik fatura gönderilmesi, banka yatırım/kredi/kredi kartı hesap ekstreleri, online alışveriş siparişleri ve diğer sipariş gönderilmesi/alınması, dilekçe, başvurular, sözleşmeler, ihale teklifleri gibi sayısız alanda kullanılabilmektedir.
Kayıtlı Elektronik Postanın Mevzuatta Yeri Nedir?
Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin “Elektronik tebligat hizmetinden yararlanma” başlıklı 7’nci maddesi uyarınca anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır. Bu hüküm gereği, tebligat göndermeye yetkili mercilerin ve sermaye şirketlerinin (anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin) KEP hesap sahibi olması zorunludur.
İhracat Yapan Firmalar için Kayıtlı Elektronik Posta Yönetmeliği
Ticaret Bakanlığı’nın İhracata Yönelik Devlet Yardımları Kapsamında Destekleme ve Fiyat İstikrar Fonundan Yapılan Ödemelere İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmeliğe göre, 1 Nisan 2018 tarihi itibariyle ihracat yapan her firma, belgelerini e-imza ile imzalayıp Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabını kullanarak başvuru yapması gerekmektedir. Bu yönetmelik kapsamında artık firmalar e-imzalı olarak KEP ile başvuru yapmazlarsa başvuruları geçersiz sayılacak. Ayrıca ıslak imza ile yapılan destek başvuruları da kabul edilmeyecek. Bu düzenleme ile amaçlanan başvuru süreçlerinde hızlanma, bürokratik işlemlerde azalma ve devlet desteklerindeki hizmet kalitesinin artmasıdır. Eğer ihracat yapan bir firmada çalışıyorsanız ONAYLARIM üzerinden destek başvurularınızı e-imza ile imzalayıp KEP ile Ticaret Bakanlığı’na ve bağlı bulunduğunuz TİM (Türkiye İhracatçılar Birliği)’e gönderebilirsiniz. Yukarıda sormuş olduğumuz “Peki bu gibi birçok durumla yüz yüze gelmişken veya da gelebilme ihtimalimize karşı kritik yazışmalarımızı, belge transferlerimizi hala e-posta üzerinden mi sürdürmeye devam edeceğiz? “sorusuna artık cevap verebilir durumdayız.
KEP sayesinde “İletildi mi?”, “Okundu mu?” gibi endişeleri tamamen rafa kaldırabilir, tüm belge paylaşımlarımızı ve yazışma süreçlerimizi güvenle gerçekleştirebiliriz.
Hemen şimdi belge imza süreçlerinizi ONAYLARIM üzerinden tamamlayarak tek bir işlemle KEP ile göndermeye başlayabilirsiniz.