Bilindiği üzere her şirket için birtakım gizli tutulması gereken bilgiler mevcuttur. İşletmeler müşteri ilişkilerine zarar verebilecek, iş kayıplarına yol açabilecek ve şirketin büyümesini tehdit edebilecek hassas bilgilerin yayılması gibi durumlara önceden önlem alabilmek için gizlilik sözleşmesi hazırlamaktadırlar. Özellikle son zamanlarda girişimcilik sektöründeki gelişmelerle beraber gizlilik sözleşmeleri konusu da ivme kazanmıştır.
Esasen kanunla düzenlenmemiş olan bu sözleşme türü zaman içerisinde ihtiyaçtan ortaya çıkmış ve ticari hayatta oldukça yaygın bir şekilde kullanılmaya başlanmıştır. Firmalar arasında, firma ile çalışanları arasında, e-ticaret siteleri ile tüketiciler arasında ve daha birçok alanda gizlilik sözleşmesi imzalanması adeta zorunluluk haline gelmiştir.
Bu yazımızda size gizlilik sözleşmesinin içeriğinden, kapsamından, hazırlanma aşamasında dikkat edilmesi gereken hususlardan, Kişisel Verileri Koruma Kanunu ile ilişkisinden ve son olarak da gizlilik sözleşmesiyle beraber tüm sözleşme süreçlerinin nasıl yürütülmesi gerektiğinden bahsedeceğiz.
Gizlilik Sözleşmesi Nedir?
Gizlilik sözleşmesi, tarafların saklı kalmasını istemekle beraber aralarında bulunan iş gereğince birbirleri ile paylaşmak mecburiyetinde kaldıkları kişisel bilgiler, ticari sırlar vb. bilgilerin korunmasını sağlamak amacıyla imzalanan bir sözleşme türü olarak karşımıza çıkmaktadır.
Gizlilik Sözleşmesi Neleri Kapsamalı?
Gizlilik sözleşmesi ile tarafların birbirleri ile paylaştıkları bilgilerin nasıl kullanılacağı, 3. kişiler ile hangi şartlarda paylaşılacağı, sözleşme ile belirlenen yükümlülüklere aykırı davranılması halinde ne olacağı, nasıl bir tazmin sorumluluğu doğacağı gibi hususları kapsamaktadır.
Neden Gizlilik Sözleşmesi Hazırlamalıyız?
Esasen gizlilik sözleşmesi olmasa dahi tarafların birbirlerine ait verileri /bilgileri ifşa etmesinin çeşitli düzenlemelerle önüne geçilebilmektedir. Ancak gizlilik sözleşmesi tarafların iradeleri doğrultusunda hazırlandığından durumu somutlaştırmakta, kişiselleştirmekte ve hukuki açıdan da taraflara ispat kolaylığı sağlayarak sorumluluk yüklemektedir.
Gizlilik Sözleşmesi Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Kanunda özel olarak belirli şartlara bağlanmış bir sözleşme tipi olmadığından sözleşme serbestisi ilkesi gereğince tarafların mutabık kaldıkları her husus gizlilik sözleşmesine eklenebilmektedir. Kanunun emredici hükümlerine ve kamu düzenine aykırı olmadığı; iradeyi sakatlayan hata, hile, korkutma halleri ve gabin (aşırı yararlanma) gibi durumların söz konusu olmadığı sürece sözleşme geçerliliğini koruyacaktır. Ancak gizlilik sözleşmesi hazırlarken ya da imzalarken dikkat edilmesi birkaç husus vardır.
1.Sözleşmenin süresi
Gizlilik sözleşmesinin süresi tarafların ortak iradeleri ile serbestçe belirlenebilmektedir. Burada önemli olan sözleşme kapsamında gizli bilgilerin ne kadar süre gizli kalması gerektiğidir. Ancak genel olarak sözleşme ile düzenlenen gizli tutma yükümlülüğü; sözleşme öncesini, sözleşme süresini ve sözleşme herhangi bir şekilde sona erse dahi bundan sonraki süreci de kapsayacak şekilde süresiz olarak düzenlenir.
2.“Gizli Bilgi”nin Tanımı
Gizlilik sözleşmesi hazırlanırken dikkat edilmesi gereken en önemli hususlardan birisi de gizli bilginin tanımıdır. Bu bakımdan sözleşme kapsamındaki “gizli bilgi”nin sınırları iyi çizilmeli, tanımda yoruma açık bir nokta bulunmamalıdır. Aksi takdirde, sözleşmenin ihlali halinde duruma göre sözleşmeyi hazırlayan yahut imzalayan tarafın aleyhine sonuç ile karşı karşıya kalınabilir.
Bununla beraber taraflardan gizli tutulması beklenemeyen haller sözleşme ile “gizli bilgi” tanımı içerisine sokulamayacağı gibi bu şekilde düzenlenen sözleşme maddelerinin geçerliliği bulunmamaktadır. Buna göre;
Kamuoyu tarafından bilinen bilgiler,
İleriki bir tarihte sözleşme ihlal edilmeksizin kamuya mal olan bilgiler,
Gizlilik sözleşmesi imzalanmadan önce tarafların bildiği bilgiler,
Kanun, mahkeme kararı veya idari emir gereği hukuken açıklanması zorunlu olan bilgiler.
Yukarıda belirtilen mahiyetteki bilgilerin gizli kalması taraflardan beklenemez. Dolayısıyla bu bilgilerin ifşa edilmesi halinde karşı tarafın herhangi bir hak talep etmesi mümkün değildir.
3. Sözleşmenin Genel Nitelikte (Matbu) Bir Sözleşme Olmaması Gerekliliği
Sözleşmenin genel işlem koşulu niteliğinde olmaması gerekmektedir. Genel işlem koşulları; önceden taslak olarak hazırlanmış ve herkese olduğu haliyle imzalatılan sözleşme metinleri olarak tanımlanabilir. Bu şekilde düzenlenmiş sözleşmelerde sözleşmeyi hazırlayan tarafa bazı yükümlülükler yüklenmesine sebep olduğundan daha çok sözleşmeyi hazırlayan tarafın dikkat etmesi gereken bir husus olarak karşımıza çıkar. Bu bakımdan sözleşmeyi hazırlayan tarafın, herhangi bir uyuşmazlık halinde sözleşmenin imzalayan lehine yorumlanmasına sebebiyet vermemek için kişiye özel sözleşme hazırlaması tavsiye edilmektedir.
4.Tarafların Hak ve Yükümlülükleri
Gizlilik sözleşmesinde tarafların iki temel yükümlülüğü bulunmaktadır. Bunlar bilginin gizli tutulması ve edinilen bilginin taraflar arasındaki hukuki ilişkiden başka bir amaçla kullanılmamasıdır. Bilginin gizli tutulması yükümlülüğü aynı zamanda bilginin gizli kalması için gerekli önlemleri almayı da kapsamaktadır. Aynı şekilde bilginin başka amaçla kullanılmaması yükümlülüğü de hem bilginin kullanılarak kendisine veya başkasına menfaat sağlamama yükümlülüğünü hem de karşı tarafın zararına sebebiyet vermeme yükümlülüğünü kapsar.
Bu bakımdan özellikle firma yetkilileri çalışanlarının ya da beraber çalıştıkları başka firma ve çalışanlarının da gizlilik sözleşmesinin gereklerine uygun davranmasını sağlamakla yükümlü olup bu kimselerin sözleşmeyi ihlalinden de sorumlu tutulabilmektedirler.
Taraflar sözleşme ile birbirlerine başka yükümlülükler de yükleyebilir, yükümlülüklerin nasıl yerine getirileceğine ilişkin yol haritası çizebilirler.
Gizlilik Sözleşmesine Cezai Şart Konulur Mu? Nasıl?
Sözleşme serbestisi ilkesi gereğince gizlilik sözleşmesine cezai şart konulmasının önünde herhangi bir engel bulunmamaktadır. Ancak sözleşmeye cezai şart konulurken çok dikkatli olunmalıdır. Sözleşmenin ihlalinden doğan tüm zararlar bakımından sorumluluk yükleyen düzenlemeler çok ağır yaptırımlarla karşı karşıya kalmaktadır. Dolayısıyla sözleşmeye cezai şart konulurken sözleşme bedeli ile orantılı bir düzenleme getirilmesi tavsiye edilmektedir. Sözleşme bedelini de aşar şekilde sözleşmelere konulan cezai şartlar tarafların taci olması durumunda uygulanabileceğinden ve indirim de talep edilemeyeceğinden bu hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir. Kısacası cezai şartın sözleşme bedelini aşmaması ve sözleşme bedeli ile mutlaka orantı olması önerilmektedir. Benzer şekilde "doğrudan" ve "dolaylı" zararlar ifadesi de kullanılan sözleşmelerde; özellikle kar kaybı, müşteri kaybı gibi zarar kalemlerini içeren muğlak zarar kalemlerinin gizlilik sözleşmelerine konulmaması daha yerinde olabilecektir.
Gizlilik Sözleşmesi ile KVKK İlişkisi
Gizlilik Sözleşmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu arasında doğal bir bağlantı bulunmaktadır. Taraflar aralarındaki iş ilişkisi kapsamında birbirlerine, çalışanlarına yahut müşterilerine ait kişisel verileri karşı taraf ile paylaşma mecburiyetinde kalabilirler. Bu bakımdan gizlilik sözleşmesinde kişisel verilerin korunması ile ilgili düzenleme bulunması tavsiye edilmektedir.
Gizlilik sözleşmeleri KVKK ’ya aykırı olamayacağı gibi sözleşmenin ihlali halinde kişisel verilerle ilgili Türk Ceza Kanunu kapsamında düzenlenen suçların yanı sıra KVKK şikayeti sonucu idari yaptırımlar gündeme gelebilecektir.
Gizlilik Sözleşmesi Süreçleri Nasıl Yürütülmeli?
Bildiğimiz üzere, tüm sözleşme süreçleri yalnızca taraflarını ilgilendirir ve başka kişilerin görmemesi gerekir. Ancak bazı durumlarda sözleşme imzalayacağımız taraflarla aynı konumda bulunmadığımızdan geleneksel yolla sözleşmeyi taraflara imzalaması için kargoyla veya e-posta üzerinden gönderiyoruz. Ancak sözleşmenin ne zaman teslim alındığı, ne zaman imzalandığı gibi bilgilere taraflara sormadan ulaşamıyoruz. Arada güvene dayalı bir ilişki olduğunu varsaysak da tarafların bize verdiği bilgilere ne kadar inanabiliriz?
İleride yaşanacak bir anlaşmazlık olması durumunda tarafların sözleşmedeki imzalarını inkar etmeyeceklerini garanti edebilir miyiz?
Artan güvenlik sorunları, denetlenebilir bir süreç yönetimi ihtiyacı şirketleri gizlilik sözleşmesi dahil tüm sözleşme süreçlerini elektronik ortama taşımaya teşvik etmektedir.
Gizlilik sözleşmeleri ve diğer tüm sözleşmelerin elektronik ortamda yasal geçerli e-imza ile imzalanması sayesinde herhangi bir inkar durumunda elektronik imzanın zaman damgalı nitelikli sertifikasından dolayı hukuk önünde ispat gücü tam olacaktır.
e-İmza hakkında daha detaylı bilgi almak için Nasıl e-İmza Atılır? adlı blog yazımızı okuyabilirsiniz.
Aynı zamanda elektronik ortamda sürecin başlangıcından bitişine kadar tüm aşamalar doğru ve detaylı bir şekilde izlenebildiğinden tarafların kafalarındaki soru işaretleri de tamamen ortadan kalkmış olur.
Yukarıda bahsettiğimiz tüm işlemleri ONAYLARIM üzerinden kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.
Hemen ücretsiz üye olup sözleşmelerinizi e-imza ile imzalayabilir ve taraflara imzalaması için anında gönderebilirsiniz. Tüm bu işlemleri aşama aşama izleyebilir, sözleşmelerinizin imza süreçlerinin dakikalar içinde tamamlanmasını sağlayabilirsiniz.